Pequeñas, medianas y grandes empresas manejan ingentes cantidades de información a diario. Esa información recogida y generada ha aumentado exponencialmente en los últimos años debido a los incesantes avances tecnológicos. Todas empresas están muchas veces obligadas a mantener archivos de distinto tipo (cuentas, auditorías, pensiones, planes de salud y seguridad, etc) durante ciertos períodos de tiempo. La mala gestión de documentos y archivos podría provocar la pérdida de estos y conllevar así graves problemas para la compañía.
Es imprescindible, por tanto, que los archivos estén cuidadosamente organizados y almacenados para que sean de fácil acceso para los empleados cuando sea necesario. Desde Oftega os explicamos algunas de las ventajas que supone una eficaz gestión de los archivos:
-La eliminación sistemática de archivos te ayudará a contar con más espacio y evitará costes derivados de la acumulación de papel.
-Te permitirá cumplir con tus obligaciones legales más fácilmente, salvaguardándote de posibles infracciones.
-Los archivos se clasificarán según su importancia, tema y fecha, haciéndolos más fáciles de recuperar y ahorrando un tiempo valioso cuando haya que localizarlos.
-Una mayor protección contra la destrucción accidental o anticipada de archivos.
-Aumenta la seguridad de los archivos e información importante en caso de algún accidente.
-Ayudará a evitar la duplicidad de los archivos.
-Es más fácil eliminar de forma segura los documentos en el momento adecuado.
-El 77% de los documentos que se tira a la basura contiene información que puede ser utilizada para robar su identidad.
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